• Welcher Nutzen ergibt sich konkret durch den Einsatz des Kanzlei-Managers?
    • Sie können die Effizienz und damit Leistung der Kanzlei deutlich steigern.
    • Sie erhöhen hierdurch ihr Kanzlei-Ergebnis und damit ihren Gewinn. (Besserer Return-On-Invest).
    • Sie steigern die Mitarbeiterzufriedenheit durch weniger Auslastungsspitzen.
  • Welche Importmöglichkeiten gibt es?
    • Derzeit unterstützen wir DATEV EO-Comfort, EO-Classic und Agenda.
  • Wie aufwändig sind Installation und Einrichtung?
    • Nach Vertragsunterzeichnung müssen die DATEV-Exporte und der Kanzlei-Manager eingerichtet werden. Insgesamt dauert dies in der Regel eine halbe bis zwei Stunden und erfolgt durch „aufschalten“ auf Ihren Rechner.
    • Hierfür benötigen Sie das DATEV Beratermodul (das mit der Chipkartenauthentifizierung) oder alternativ eine andere Fernwartungs-Software.
    • Administratorrechte sind nicht erforderlich.
  • Welche Software und IT-Umgebung ist erforderlich?
    • Für die Exporte benötigen Sie DATEV EO-Comfort, EO-Classic oder Agenda.
    • Der Kanzlei-Manager läuft auf Windows 7 mit Microsoft Excel 2010.
      (Sollte dies bei Ihnen nicht vorhanden sein, müssten wir die Funktionsfähigkeit zuerst prüfen, können die Funktionsfähigkeit aber nicht gewährleisten).
    • Ein Netzwerklaufwerk, auf das sämtliche Mitarbeiter zugreifen können und welches über den gleichen Laufwerksbuchstaben erreichbar ist.
    • Das DATEV Beratermodul (das mit der Chipkartenauthentifizierung) oder alternativ eine andere Fernwartungs-Software ist für die Einrichtung erforderlich.
    • Für den Zugriff auf die Dokumentation ist eine aktuelle Version des Internet Exporer erforderlich. (Zumindest wird Version 9 derzeit nicht unterstützt). Alternativ kann auch eine aktuelle Version von FireFox oder Chrome verwendet werden.
  • Wie gestaltet sich die Einrichtung/ Installation?
    • Das Einrichten des Kanzlei-Managers dauert in der Regel zwischen einer halben und zwei Stunden.
    • Zum vereinbarten Termin würden wir uns auf Ihren Rechner schalten.
      (Hierfür ist das DATEV Beratermodul (das mit der Chipkarte) oder eine alternative Fernwartungs-Software erforderlich).
    • Anschließend würden wir auf einem Ihrer Netzlaufwerke (welches für alle Mitarbeiter erreichbar ist) den Kanzlei-Manager installieren.
    • Danach folgt das Konfigurieren der Datenexporte in DATEV bzw. Agenda.
    • Abschließend folgt der ersten Datenimport in den Kanzlei-Manager sowie das Einrichten eines Administrators.
  • Wie erfolgt nach der Einrichtung die Schulung?
    • Es handelt sich hierbei um eine Onlineschulung.
    • Hierfür benötigen Sie das DATEV Kundenmodul.
    • Sollten Sie eine Vorort-Schulung wünschen, ist diese separat zu vereinbaren.
  • Welche Möglichkeiten bietet das Rechte- und Rollenmanagement?
    • Über einzelne Rechte lassen sich viele Funktionalitäten und Darstellungen des Kanzlei-Managers beeinflussen. Diese Rechte werden einzelnen Rollen zugewiesen, sodass eine Rolle gewissermaßen eine Auswahl an Rechten gruppiert.
    • Neben Standard-Rollen (Einsteiger, Fortgeschrittener, Experte, Team-Leiter, Administrator) können Sie auch weitere Rollen definieren.
    • Jedem Mitarbeiter können ein oder mehrere Rollen zugewiesen werden. Diese Mitarbeiter verfügen dann über sämtliche Rechte der zugewiesenen Rollen.
  • Was passiert mit den Importdaten?
    • Die Daten werden analysiert und anschließend für die Zugriffe optimiert in einer Datenbank abgelegt.
  • Lässt sich der Datenimport automatisieren?
    • Bei DATEV EO-Comfort ist es möglich nach dem nächtlichen Datenexport ebenfalls den Datenimport im Kanzlei-Manager zu automatisieren.
      Hierdurch sehen Sie bereits beim Starten des PCs am Morgen die aktuellen Daten.
    • Bei DATEV EO-Classic ist es ebenfalls möglich. Hierzu sind die Auswertungen für den Export in den Favoriten anzulegen.
    • Bei Agenda ist dies leider nicht möglich, da sich die Auswertungen nicht automatisiert exportieren lassen.
    • Die Automatisierung kann bspw. über die Windows Aufgabenplanung von Ihrem Administrator eingerichtet werden
    • Für den automatisierten Datenimport ist es erforderlich, dass
      • Excel verfügbar ist und
      • zwecks Lizenzprüfung eine Internetverbindung zur Seite "http://www.oellrich-solutions.de" aufgebaut werden kann.
        Hierzu kann es erforderlich sein, die Adresse der Firewall-Whitelist hinzuzufügen.
        In der Regel ist es ausreichend auf dem ausführenden Rechner (beziehungsweise der Rechnerinstanz) die Adresse unter den "Internetoptionen" des Internet-Explorers zu den vertrauenswürdigen Seiten (Sites) hinzuzufügen.
    • Sollte die Windows-Aufgabenplanung zwar die Aufgabe starten, Excel aber nicht auf Dateien korrekt zugreifen können, kann (erstaunlicherweise) evtl. folgendes helfen: Legen Sie im Systemverzeichnis "Windows\SysWOW64\config\systemprofile" das Verzeichnis "Desktop" an.
  • Kann überprüft werden, ob die Mitarbeiter am Vortag Ihre Zeiten geschrieben haben?
    • Ja, dies ist möglich. Hierbei lässt sich aber nur prüfen ob Zeiten vorhanden sind oder nicht.
      Eine Prüfung auf bspw. acht Stunden ist nicht möglich.
    • Basis ist eine fünftage Woche von Montag bis Freitag. Bei Teilzeitkräften kann dies also zu regelmäßigen Fehlmeldungen führen.
    • Die Mitarbeiter werden per Email über die nicht geschriebenen Zeiten informiert.
      Hierbei werden keine Information über den Mitarbeiter von uns gespeichert.
    • Für die Zeitenprüfung ist es erforderlich, dass Ihr Email-Anbieter die Adresse "Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!" auf die Whitelist setzt. Ansonsten wird die Email häufig als Spam klassifiziert und nicht zugestellt.
  • Wie erfolgt der Zugriff auf die Dokumentation
    • Für den Zugriff ist eine Registrierung erforderlich. Hierzu klicken Sie bitte im Menü auf Dokumentation und anschließend auf den Link "Noch kein Benutzerkonto erstellt?".
      Geben Sie Ihre Registrierungsdaten ein und bestätigen Sie bitte die "Captcha"-Abfrage. (Hinweis: Dies ist ein Sicherheitsmodul und wird nur von aktuellen Browsern unterstützt (Internet Explorer 9 funktioniert z.B. nicht)).
      Nachdem Sie Ihre Registrierung abgeschlossen haben, ist das Benutzerkonto zuerst noch gesperrt. Wir schalten dieses jedoch in der Regel innerhalb von 24 Stunden frei. Voraussetzung hierfür ist, dass wir Ihre Emailadresse einem Kunden zuordnen können.
    • Nach erfolgreicher Registrierung und Freischaltung (durch uns), können Sie durch Angabe Ihrer Emailadresse und des verwendeten Passwortes auf die Dokumentation zugreifen.
    • Die Dokumentation ist als Wiki angelegt und wird kontinuierlich erweitert.
  • Wie gestaltet sich das Preismodell?
    • Der monatliche Mietpreis richtet sich nach der Mitarbeiteranzahl.
    • Einrichtung und Schulung werden separat bepreist.
    • Bei Interesse teilen wir Ihnen gerne die konkreten Preise mit.
  • "Komma-Fehler": Was ist bei Excel 2016 zu beachten?
    • Folgende Einstellungen sind vorzunehmen:
      • Datei >> Optionen >> Trust Center >> "Einstellungen für das Trust Center" >> Externer Inhalt >> "Alle Datenverbindungen aktivieren" setzen
        Der Kanzlei-Manager baut nach dem Öffnen sofort eine Verbindung zur Access-Datenbank auf. Kann diese nicht geöffnet werden, bricht der Kanzlei-Manager ab.
    • Das Tastaturlayout kann für Excel und für Windows eingestellt werden. Folgende Einstellungen werden empfohlen:
      • Windows: Systemsteuerung >> dann Region und Sprache >> irgendwo kann das Format angepasst werden:
        Sowohl auf dem Reiter "Zahlen" als auch beim Reiter "Währung"
        Dezimaltrennzeichen: ","
        Symbol für Zifferngruppierung: "."
        Ziffernersatz: "Nie"
      • Excel: Datei >> Optionen >> Erweitert >> "Bearbeitungsoptionen"
        Trennzeichen vom Betriebssystem übernehmen: nein
        Dezimaltrennzeichen: ","
        Tausendertrennzeichen: "."

 

 

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